1. Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memastikan proses onboarding klien berjalan sistematis, transparan, dan efisien, serta memastikan seluruh kebutuhan awal proyek terdokumentasi dengan baik sebelum eksekusi dimulai.
2. Ruang Lingkup
SOP ini mencakup proses onboarding sejak pengumpulan informasi awal klien hingga penyerahan laporan final setelah pembayaran diselesaikan oleh agency.
3. Alur Onboarding (Step-by-Step)
Step 1 — Pengumpulan Informasi Awal Klien
Saya menyediakan template slide Onboarding Checklist yang digunakan oleh agency untuk mengumpulkan informasi awal klien, meliputi:
- Informasi bisnis & industri
- Target market & lokasi
- Objective bisnis & SEO
- Kompetitor utama
- Website & aset digital terkait
Output:
Onboarding Checklist yang telah diisi dan dikonfirmasi oleh agency.
Step 2 — Audit Awal Website (Pre-Project Audit)
Saya melakukan audit awal terhadap website calon klien agency untuk mengidentifikasi peluang dan isu utama dari sisi:
- Technical SEO
- Content & struktur halaman
- Kesesuaian dengan objective bisnis
Audit ini bersifat:
- Diagnostik awal (bukan audit teknis mendalam)
- Digunakan sebagai dasar penyusunan scope & timeline
Output:
Ringkasan temuan audit awal.
Step 3 — Penyampaian Hasil Audit & Timeline Proyek
Saya menyusun dan menyampaikan:
- Ringkasan hasil audit awal
- Rekomendasi pendekatan SEO
- Estimasi timeline pengerjaan proyek
Dokumen disampaikan dalam bentuk Google Slides.
Output:
- Audit & Recommendation Slide
- Draft Project Timeline
Step 4 — Penyusunan & Pengiriman Surat Penawaran
Saya menyiapkan surat penawaran proyek yang memuat:
- Scope of Work (SOW)
- Deliverables
- Timeline
- Nilai proyek & skema pembayaran
Surat penawaran disampaikan kepada agency secara terpisah dari materi audit.
Output:
Proposal / Surat Penawaran Proyek.
Step 5 — Pitching oleh Agency ke Klien
Agency melakukan pitching kepada klien akhir menggunakan:
- Materi audit
- Rekomendasi
- Timeline
- Proposal komersial
Pada tahap ini, saya tidak berinteraksi langsung dengan klien akhir, kecuali disepakati sebelumnya.
Output:
Keputusan klien (deal / tidak deal).
Step 6 — Kesepakatan & Pembayaran Awal
Jika proyek disetujui oleh klien:
- Dilakukan penandatanganan kontrak kerja sama proyek
- Agency melakukan pembayaran fee awal sesuai dengan ketentuan dalam kontrak
Proyek hanya dimulai setelah pembayaran awal diterima.
Output:
- Kontrak ditandatangani
- Bukti pembayaran fee awal
Step 7 — Penyusunan Deliverable Report
Saya menyiapkan laporan deliverable lengkap sesuai dengan:
- Scope of Work
- Timeline yang telah disepakati
Laporan ini disiapkan sebagai:
- Dokumen internal eksekusi
- Materi presentasi ke klien
Output:
Draft Full Deliverable Report.
Step 8 — Presentasi Laporan kepada Klien
Saya melakukan presentasi dan penjelasan laporan deliverable lengkap kepada klien (melalui agency atau langsung, sesuai kesepakatan), termasuk:
- Penjelasan temuan
- Rekomendasi strategis
- Rencana tindak lanjut
Output:
Presentasi laporan kepada klien.
Step 9 — Pelunasan & Penyerahan Final Report
Laporan deliverable final diserahkan secara resmi kepada agency atau klien setelah:
- Agency melunasi sisa pembayaran sesuai kontrak
Output:
Final Deliverable Report.
4. Catatan Penting
- Seluruh dokumen bersifat white label
- Tidak ada komunikasi langsung ke klien akhir tanpa persetujuan agency
- Scope di luar SOW akan dikenakan biaya tambahan